Networkshop'08 Dunaújváros
2008, március 17-19
Az egyetem könyvtárának feladata az elektronikus gyűjtemények kezelése - beleértve az egyetemi szakdolgozatok és disszertációk gyűjtését, tárolását és bemutatását. A CEU-n az intézeti ETD beindításával kapcsolatban több szervezési és jogi probléma merült fel. Ezekről, illetve arról lesz szó, hogy milyen megoldásokat választottunk, illetve mit csinálnánk ma másképp.
Az elektronikus diszertációk érkeztetése: a diák feladata a dokumentum és néhány bibliográfiai adat felvitele. Csak PDF formátumot fogadunk el, "bookmark" kötelező. Az adatok javíthatóak a tézis leadásának határidejéig.
Minőségi ellenőrzés: a tanszéki adminisztrátorok ellenőrzik hogy a felöltés megörtént-e és hogy formailag megfelelő.
Katalogizálás: a könytár dolgozói a feltöltött anyag alapján katalogizálják és a könytár OPAC-ján keresztül elérhetővé teszik a disszertációt.
Az ETD-vel kapcsolatban jogi szempontból a könyvtár két különböző oldalról is érintve van. Egyrészt a disszertációk gyűjtésével és tárolásával elektronikus adatkezelést végez. Másrészt mint szolgáltató felelőséggel tartozik az általa szolgáltatott adatokért. A jogi problémák tisztázása, a félelmek eloszlatása illetve a megfelelő jogi szövegek megfolgalmazása és elfogadtatása volt az egyik legnehezebb feladat. A diákok egy elektronikus "licensz megállapodás"-t fogadnak el. Ebben egyrészt megadják a könyvtárnak a dokumentum tárolására és szolgáltatására a jogokat, másrészt kijelentik hogy a műnek ők a szerzői, és garantálják hogy a dokumentum nem sért szerzői jogokat. Ugyanakkor az egyetem vállalja, hogy az átadott dokumentumot kizárólag az ETD-ben használja, továbbá biztosítja a szerzőt az összes kapcsolódó szerzői jogainak fennmaradásáról.
A licensz megállapodás lehetővé teszi azt is, hogy a diákok az disszertáció elektronikus változatának elérhetővé tételét meghatározott időre (egy, két illetve öt év) felfügesszék.
Az elmúlt évben az ETD kitünően vizsgázott, lényegében probléma mentesen sikerült az összes tézis felvenni. Jogi problémák egyelőre nem akadtak. A diákok kevesebb mint 1%-a kívánta valamilyen módon korlátozni a tézis elektronikus elérhetőségét. Végül de nem utolsó sorban: kivételek mindig mindenütt akadnak. A rendszer lehetővé teszi az ilyen kivételes esetek kezelését is.
A rendszer egy házi fejlesztésű, web alapú rendszer. Ez szerencsétlen (de elkerülhetetlen) választás volt. Mind a DSpace, mind az Eprints szabad forrású rendszer képes a fent vázolt feladatokat elvégezni megfelelő konfigurálás után. A rendszer folyamatos karbantartása, és a mintegy öt évenkénti teljes felújítása így nagyon problematikus.
Előadás (pdf)
Prezentáció (pdf)
University Libraries handle electronic collections, including theses and dissertations submitted by university students. CEU when launching the ETD collection faced several administrative and legal problems. The lecture is about these problems, our solutions, and what would we do otherwise today.
The electronic form of the thesis of dissertation is submitted by the student together with certain bibliographic data. Only PDF format is accepted, and each document should have "bookmarks". Data can be modified until the submission deadline.
Quality control is ensured by departmental coordinators. They check whether the submission has been done, and it is complete.
The catalogizaton is done by colleagues from the library. The material finally will be available through the library's OPAC.
The library observes legal regulations from two opposite aspects. First, it collects and stores electronic documents, thus should observer all relevant Hungarian and EU law. Second, it disseminates electronic information, and it is responsible for the content and integrity. Producing the proper legal framework, explaining it to all involved people, and making them feel comfortable was the most difficult task. Students sign an electronic "License Agreement". The Agreement, on one hand, grants the University the rights of storing and distributing the supplied document, and on the other, guarantees that the work is an original work of the author and does not infringe upon anyone's property rights. In the same document the University grants that the document will not be used for any other purpose, and reaffirms all further rights of the author.
Via the License Agreement students can restrict the electronic circulation of their work for a certain period (one, two, or five years).
The CEU ETD system worked well in the past year, practically without encountering any serious problem. There had been no legal challenges, and less than 1% of the students restricted the availability of their works. As there are always exceptions, the system allows handling these when necessary.
The ETD system has been developed in-house. This was an unfortunate (alas, unavoidable) decision. Both DSpace and Eprints has all necessary features to work as required, but a quite sizeable configuration is necessary. The regular maintenance and the regular five year complete refurbishing of this home-made system is quite problematic.